Ein grosser Vorteil von Helfereinsatz.ch ist, dass die Helfenden Ihre Einsätze selber aussuchen können. Dies klappt aber nicht immer. Deshalb haben wir die Funktion "Einsätze automatisiert verteilen" erstellt.

Die Funktion berücksichtigt bei der automatischen Zuteilung folgendes:

• Der Helfende muss einer passenden Gruppe angehören
• Der Helfende darf keiner Gruppe mit Sperrdatum am Eventdatum angehören
• Der Helfende muss einen Zielwert haben, den er noch nicht erreicht hat
• Es werden zuerst die Helfenden zugeteilt, welche noch am weitesten weg sind von der Zielwert Erreichung
• Falls eine Zuständigkeit definiert ist, werden zuerst die Personen aus Gruppen zugeteilt, die für das Event zuständig sind

Es kann also sein, dass auch nach der automatisierten Zuteilung noch Einsätze frei sind. In diesem Fall gibt es keine Helfer mehr, die einer passenden Gruppe angehören und ihren Zielwert noch nicht erreicht haben und an diesem Datum verfügbar sind.

Wie kann diese Funktion eingesetzt werden?

Wir empfehlen, diese Funktion nur zu verwenden, wenn ihr diese euren Mitgliedern klar kommuniziert habt. Es gibt Vereine, welche anfangs Saison die Helfereinsätze erfassen und dann ihren Mitgliedern die Möglichkeit geben, sich bis zu einem bestimmten Datum einzutragen. Nach diesem Datum vergibt dann der Verein die Helfereinsätze automatisch.

Wichtig: Ihr könnt in den Organisationseinstellungen entscheiden, ob die automatisch zugeteilten Helfer eine automatische E-Mail Bestätigung erhalten sollen oder nicht. Wenn die Option "Mail-Versand bei automatisierter Zuteilung" aktiv ist, erhalten alle automatisiert zugeteilten Helfer eine E-Mail mit der Bestätigung. Wenn ein Helfer mehrere Male automatisch zugeteilt wurde, erhält er mehrere Mails. Wenn die Option nicht aktiv ist, werden keine Mails verschickt. In diesem Falle raten wir dringend, dass ihr die betroffenen Helfer über eure Kanäle über die automatische Zuteilung informiert.

Warnung!