Der Saisonabschluss ist besonders für Vereine und Organisationen wichtig, welche ihren Mitgliedern Zielvorgaben betreffend der Quantität des Mithelfen machen. Dann gibt es aber auch ein paar Fragen für die neue Saison.

Zielwerte richtig ermitteln

Die Zielwerte stimmen nur, wenn du die Reports NACH dem letzten Event der alten Saison und VOR dem ersten Event der neuen Saison erstellst. Du musst also deinen Mitgliedern genau kommunizieren bis zu welchem Datum die Events noch zur alten Saison zählen und wann die Events bereits für die neue Saison angerechnet werden.

Wichtig ist jetzt, dass du genau dazwischen deine "Abrechnung" erstellst. Helfereinsatz.ch rechnet nämlich immer alle im System vorhandenen Helfereinsätze zusammen. Deshalb ist es wichtig, dass du sobald das alte Vereinsjahr abgeschlossen ist, deine Reports machst und danach die alten Events löschst. Würdest du die alten Events nicht löschen, würden die alten Events auch für die neue Saison zählen. Und das willst du sicher nicht.

Hier also zusammengefasst die wichtigsten Tipps:

• Kommuniziere deinen Mitgliedern bis zu welchem Datum die Events zur "alten" Saison zählen
• Speichere unmittelbar nach dem letzten Event alle Reports von der alten Saison. Diese Reports enthalten alle Daten und sind dein Backup.
• Danach kannst du die alten Events löschen.

So stellst du sicher, dass deine Abrechnungen immer korrekt sind.

Events selektiv löschen

Es gibt die Funktion, dass du die Events vor einem bestimmten Datum löschen kannst. Dazu gibt es die Funktion "Events löschen bis". Du kannst darauf klicken. Dann bestimmst du das Datum VOR welchem du die Events löschen willst. Darauf werden dir alle betroffenen Events gezeigt. Mit einem weiteren Klick kannst du diese Events löschen.

Wenn du den gleichen Typ Event immer wieder brauchst, lohnt es sich, von jedem Typ ein Event in die neue Saison rüber zu nehmen. Stelle also sicher, dass du von jedem Eventtyp mindestens eines schon für die neue Saison erfasst, bevor du alle alten Events löschst.

Helfer für die neue Saison

Eine neue Saison bedeutet immer, dass viele Spieler ihr Team wechseln. Das hat sehr wahrscheinlich Auswirkungen auf deine Gruppen-Mitglieder. Damit deine Gruppen wieder stimmen, kannst du einfach deine Mitglieder neu importieren. Wenn du die Helfer über eine Schnittstelle (z.B. webling) importierst, passiert das automatisch. Du kannst die Helfer aber auch über Excel File importieren. Der Import passt automatisch die Gruppen an. Du könntest sogar alle Helfer löschen und neu importieren. Da bei einem Import die Gruppen aber nachgeführt werden, ist das Löschen aller Helfer eigentlich nicht nötig.

Wenn du individuelle Zielwerte erfasst hast, lohnt es sich, diese vor dem Start der neuen Saison zu überprüfen!

Hast du Fragen oder Anregungen? Dann schreibe uns!