Gesamtverantwortliche

Wenn es in deiner Organisation eine verantwortliche Person für alle Helfereinsätze gibt, empfehlen wir dir, die Daten der Kontaktperson unter Organisation auszufüllen. Die Person mit Gesamtverantwortung fürs Helferwesen dient als Ansprechsperson für alle deine Helfer. Entsprechend geben wir die Kontaktdaten auch überall aus.

Eine Alternative kann es auch sein, dass du in der Organisation generelle Kontaktdaten hinterlegst. Als Name beispielsweise OK-Team und als E-Mail okteam@deinverein.ch.

Event-Verantwortliche

Wenn du keine eigentliche Gesamt-Verantwortlichen hast, sondern die Verantwortung für Helfereinsätze auf Event Ebene definieren willst, dann kannst du die Verantwortlichkeit bei den Events definieren. Wenn du mindestens eine Rolle hast, die als verantwortlich definiert werden kann, kannst du im Event Detail auswählen, welcher Helfereinsatz für den Event verantwortlich ist. Es können auch mehrere Helfer verantwortlich sein.

Achtung: von der Verantwortlichen Person publizieren wir Name, E-Mail und Telefonnummer. Dies ist wichtig, damit deine Helfer diese Person kontaktieren können, wenn sie Fragen haben oder etwas Unvorhergesehenes passiert (z.B. wenn der Helfer am Einsatztag krank wird). Helfende, welche eine Rolle mit Verantwortlichkeit übernehmen, werden von Helfereinsatz explizit darauf hingewiesen, dass ihre Kontaktdaten publiziert werden.

Selbstverständlich kannst du in der Organisation eine verantwortliche Person hinterlegen UND auf Event-Ebene verantwortliche Helfer bestimmen. Als Faustregel gilt, wenn auf dem Event keine Helfer mit Kontaktdaten angezeigt werden sollen, verzichte auf die Event-Verantwortlichen.

Eventverantwortliche erhalten im Bestätigungs- und Erinnerungsmail einen Link zur Verantwortlichen-Ansicht. Dort sehen sie immer aktuell, wer sich eingeschrieben hat. Sobald das Event begonnen hat, können sie auch den Status des Helfers auf "erschienen" oder "nicht erschienen" setzen.