Vorgängige Helfendenakquise
Ihr möchtet bereits Helfende akquirieren, seid mit der Eventplanung aber noch nicht soweit? Öffnet das Portal mit Offlineevents!
Helfendenakquise
Vereine, welche immer wieder Events, Meisterschaftsrunden oder dergleichen planen, haben das Glück, dass sich ihre Mitglieder bereits im Tool bewegen. Ihr schreibt sie einfach via "Mail an alle" an, dass es neue Einsätze gibt. Bei Organisationen, welche einmalig (oder jährlich) eine Veranstaltung durchführen, startet die Helfendenakquise oft bereits lange vor der Veranstaltung - die Einsatzplanung ist aber noch nicht soweit. Gleich vorweg: Ihr braucht keine Events, Schichten und Einsätze im Portal, um aktiv auf die Helfendensuche zu gehen.
Registrierungsformular
Damit ihr trotz laufender Planung bereits Helfende aktiv akquirieren könnt, bietet euch das Portal auch Funktionen, welche ohne Events, Schichten und Einsätze funktionieren. Namentlich die Registrierung. Unter "Organisation" - "Helferdaten" könnt ihr euer Registrierungsformular beliebig zusammenstellen, indem ihr die Freifelder nutzt. Fragt alles ab, was ihr von potenziellen Helfenden wissen müsst, und kennzeichnet wichtige Optionen als obligatorisch. Ihr könnt auch bereits Gruppenabfragen machen, falls ihr bereits wisst, ob und wie ihr mit Gruppen arbeiten wollt. Wichtig ist: Unter "Organisation" - "Helferdaten" muss die Option "Neuanmeldungen erlaubt" aktiv sein.
Begrüssung für Helfende
Damit potenzielle Helfende optimal abgeholt werden, könnt ihr unter "Organisation" - "Helferkommunikation" den Intro-Text des Helferportals verfassen. Wichtig hierbei: Begrüsst sie, klärt sie auf, dass sie mit der Registrierung erstmal nur ihr grundsätzliches Interesse an Einsätzen zeigen und weist auf den Registrieren-Button oben rechts hin. Prüft das Portal unbedingt kurz, damit ihr sicher seid, dass die Helfenden sich gut abgeholt fühlen und wissen, was sie zu tun haben. Checkt auch den Registrierungsprozess mal als Test - so könnt ihr sicherstellen, das alles korrekt ist.
Wir empfehlen, auch bereits eine Kontakt-Mailadresse zu erfassen. Helfende, welche sich unsicher sind oder Fragen haben, sollten die Möglichkeit haben, sich bei euch zu melden.
Offlineevents
Damit ihr ungestört im Tool weiterplanen könnt und den Registrierungsprozess nicht behindert, könnt ihr die Events einfach offline stellen. Unsere Empfehlung: Unter "Organisation" - "Events & Einsätze" die Option "Events inital online" deaktivieren. So könnt ihr Events erstellen und bearbeiten, ohne dass sie ins Portal kommen. Erst, wenn ihr bereit seid und "live" gehen wollt, stellt ihr sie online.
EXPERT-Abos: Ihr könnt auch bereits Bereiche administrieren und die Events den Bereichen zuteilen! Wenn die Bereiche offline sind, werden auch die zugeteilten Events nicht im Portal angezeigt.
Publizieren des Links
Den Link zum Portal findet ihr jeweils direkt im Tool, ganz oben unter "Helferportal". Damit ihr diesen Link möglichst breit streuen könnt, gibt es verschiedene Optionen:
Einbettung in Website: Ihr könnt das Portal selbst via iFrame oder JSON in eurer Website einbinden. Ihr könnt aber auch einfach einen Button mit dem Link versehen und auf der Website platzieren.
QR-Code: Wenn ihr mit Flyern, Social Media oder Plakaten arbeitet, um Helfende zu akquirieren, erstellt einfach einen QR-Code (z.b. hier), welchem der Link zum Portal hinterlegt ist, und kommuniziert ihn über das gewünschte Medium.
Events online
Sobald eure Planung abgeschlossen oder soweit fortgeschritten ist, dass ihr damit live gehen wollt, könnt ihr nun sämtliche Personen, die bereits registriert sind, via "Mail an alle" und "Helfende" anschreiben und sie dazu auffordern, sich ihre Einsätze nun auszuwählen - sie brauchen sich nun nur noch mit ihrer Mailadresse einzuloggen.
-> Wichtig: Falls euer Portal-Introtext auf die Akquise ausgelegt ist und nicht mehr zu live-Events passt, passt den vor dem Livegang noch kurz an.
Helfendenimport
Wenn ihr bereits irgendwo eine Liste an Personen habt, die mithelfen wollen, oder bei euch die Vereinsmitglieder mithelfen sollen, ladet einfach diese Liste via "Helfende" - "Daten importieren" hoch. So habt ihr bereits Helfende im System, die ihr ab dem Pro-Abo direkt über das Mailcenter anschreiben könnt.
