Verantwortlichkeit

Mittels Verantwortilchkeiten könnt ihr einzelne Helfende mehr miteinbeziehen.

Verantwortlichkeit?

Aufgaben können global als "Verantwortlich" gekennzeichnet werden. Das hat zur Folge, das bei jedem Einsatz mit dieser Aufgabe die Verantwortlichkeit aktiviert werden kann. Die Verantwortlichkeit gilt also nur für die Einsätze der Aufgabe, bei welchen ihr das so definiert.

Auswirkungen bei Einsatzübernahme

Helfende, welche einen als verantwortlich gekennzeichneten Einsatz übernehmen, erhalten eine leicht angepasste Bestätigungsmail. In dieser Mail wird ein Link zum Helferportal mitgegeben, über welchen sie auf eine Schichtübersicht gelangen. Sie sehen dort jederzeit, wer sich für die Schicht, in welcher sich ihr Einsatz befindet, eingetragen hat. Dieser Link kann immer wieder abgerufen werden und zeigt immer live den aktuellen Stand.

Auswirkungen für andere Helfende / Datenschutz

Helfenden, welche einen Einsatz innerhalb derselben Schicht übernehmen, erhalten in der Bestätigungsmail die Information, wer für diese Schicht verantwortlich ist. Da wird der Name, die Aufgabe, falls vorhanden die Telefonnummer und die E-Mailadresse ausgegeben. Die Daten von Helfenden mit verantwortlicher Aufgabe werden also kommuniziert.

Auswirkungen während des Events

Während des Events haben Helfende mit Verantwortung die Möglichkeit, über denselben Link in der Bestätigungs- und Erinnerungsmail auszuwählen, wer erschienen ist und wer nicht. Sie können also die Anwesenheitsliste führen und direkt korrekt nachtragen.

Schritt für Schritt: Verantwortliche Helfende einplanen

1. Aufgabenverantwortung aktivieren

Als erstes müsst ihr der gewünschten Aufgabe die Verantwortung mitgeben. Das kann bei jeder Aufgabe gemacht werden. Wählt entweder eine Aufgabe aus, die auch Verantwortlich sein kann, oder erstellt eine neue und gebt dort die Verantwortung mit.

Die Aufgabe könnt ihr nun natürlich noch so definieren, wie ihr sie braucht. Um abzuschliessen scrollt ihr im Modal ganz runter und klickt auf "Speichern".

2. Aufgabe in Event einplanen

Als nächstes müsst ihr die Aufgabe in einem Event resp. in einer Schicht einplanen. Dazu könnt ihr in bestehenden Events/Schichten entweder einen einzelnen Einsatz oder, wenn ihr noch weitere Einsätze braucht, mehrere Einsätze hinzufügen

Sobald ihr einen Einsatz mit der vorgängig als Verantwortlich gekennzeichneten Aufgabe eingeplant habt, könnt ihr hier angeben, ob diesem Einsatz die Verantwortlichkeit mitgegeben werden soll. Es ist also nicht zwangsläufig jeder Einsatz mit dieser Aufgabe verantwortlich, das definiert ihr immer situativ. So braucht ihr für Schichtverantwortliche nicht unbedingt eigene Aufgaben zu erstellen - ihr könnt jede beliebige Aufgabe verantwortlich setzen

Auswirkung für Helfende

Einsatzübernahme

Helfende, welche diesen Einsatz übernehmen möchten, werden vor der Einsatzübernahme im Eventdetail auf die Verantwortlichkeit hingewiesen. So wird klar kommuniziert, was für Auswirkungen die Einsatzübernahme für sie hat.

Bestätigungsmail für Verantwortliche

Helfende, welche einen verantwortlichen Einsatz übernommen haben, erhalten in der Bestätigungsmail dieselben Informationen wie bei allen anderen Einsätzen. Zusätzlich wird Ihnen ein Link zugestellt, mit welchem sie auf die Schichtübersicht im Portal gelangen, in welcher sie alle relevanten Informationen zur Schicht finden und auch den Einsatzplan exportieren können.

Dieselben Informationen werden auch mit der Erinnerungsmail versandt!

Bestätigungsmail für Helfende

Helfende, die Einsätze in dieser Schicht übernehmen, erhalten in der Bestätigungsmail die Info, wer für diese Schicht verantwortlich ist - wie im Hinweis vor der Einsatzübernahme des verantwortlichen Einsatzes erwähnt inkl. Telefonnummer und Mailadresse. So können sich "normale" Helfende bei Bedarf direkt an die verantwortliche Person wenden.

Auch in der Erinnerungsmail werden die Kontaktdaten mitgeliefert, damit sicher alle relevanten Informationen bei den Helfenden ankommen

Optionen nach Schichtbeginn

Wenn die Schicht begonnen hat, können Verantwortliche direkt über den Link im Mail angeben, ob die eingetragenen Helfenden erschienen sind oder nicht. So können sie auch direkt die Anwesenheitskontrolle nachtragen und euch auch diesbezüglich entlasten